Klokken er 16.40 – Det er fredag. En medarbejder ringer: telefonen lå i lommen på jakken, jakken hang på en stol, og nu er den væk.
På den telefon ligger firmamail, kontaktlister, adgang til jeres systemer og formentlig et par dokumenter, ingen tænkte over blev gemt lokalt.
Spørgsmålet er ikke, om det sker. Det er, hvor lang tid der går, fra opkaldet kommer, til I ved, at der ikke er noget at komme efter.
De første 10 minutter
Med central styring på plads ser det sådan ud:
- Minut 1–2: Lås enheden. Fra en computer, uden at røre telefonen. Den bliver ubrugelig, uanset hvor den befinder sig, og uanset om nogen kender koden.
- Minut 3–5: Vurdér. Er den glemt på et tog og formentlig på vej til hittegodset? Eller er den stjålet? Det afgør, om I venter eller går videre.
- Minut 5–10: Fjernslet firmadata. Enten hele enheden eller kun den del, der tilhører virksomheden, hvis medarbejderen har private billeder på den.
- Derefter: Erstat. En ny enhed sættes op med de samme apps og adgange. Medarbejderen er kørende igen — ofte samme dag.
Nogen skal finde medarbejderens Apple-ID eller Google-login. Medarbejderen kan ikke huske adgangskoden. Imens ligger telefonen et sted, I ikke kender, og der er stadig firmamail på den.
Hvad forskellen egentlig består i
Den tekniske forudsætning hedder MDM eller EMM — Mobile Device Management eller Enterprise Mobile Management. Det er ikke overvågning af medarbejderen. Det er en administrationsadgang til de enheder, virksomheden ejer, så I kan sætte dem op, låse dem og rydde dem, uden at have dem i hånden.
Det er den samme mekanisme, der gør onboarding af en ny medarbejder til en pakke, der kan pakkes ud, i stedet for en formiddag med installationer.
Det, I bør have besluttet inden noget går galt
- Hvem har adgang til at låse og slette? Mindst to personer. Ellers er I sårbare, når den ene har ferie. Mobitel har en admin ydelser som gør at der ikke skal bruges ressourcer på dette, uanset om vi er primær eller redundant admin.
- Sletter I hele enheden eller kun firmadelen? Beslut det på forhånd — ikke mens medarbejderen står og spørger til sine feriebilleder.
- Hvem melder det til politiet, og hvornår? Ved tyveri er det relevant for både forsikring og dokumentation.
- Har I en enhed på hylden? En erstatningsenhed, der kan sættes op med det samme, er forskellen på en time og en uge. En sikret enheder opbevaret lokalt eller hos Mobitel.
- Ved medarbejderne, hvem de skal ringe til? Hvis nummeret stod på den telefon, de har mistet, hjælper det ikke.
Er det et GDPR-problem?
Det kan blive det. Ligger der personoplysninger på enheden — kundedata, medarbejderoplysninger, mails med personfølsomt indhold — og I ikke kan dokumentere, at de er utilgængelige, er der reelt tale om et brud, I kan have pligt til at anmelde.
Kan I derimod dokumentere, at enheden blev låst og ryddet inden for kort tid, ser billedet helt anderledes ud. Dokumentationen er hele pointen.
Hvornår giver det ikke mening?
Har I fem telefoner, og bruger ingen af dem til andet end at ringe og læse mail, kan I formentlig klare jer med de indbyggede funktioner i iCloud og Google. Central styring begynder at give mening, når antallet af enheder gør det uoverskueligt at holde styr på hver enkelt konto — typisk et sted omkring 20–25 enheder, eller før, hvis I håndterer følsomme data.
Ofte stillede spørgsmål
Få styr på det, før det sker
Vi gennemgår jeres nuværende opsætning og fortæller ærligt, om I har brug for central styring, eller om I er dækket nok, som I er.
Lokalisering er teknisk muligt, men det er en beslutning med både juridiske og medarbejdermæssige konsekvenser. Vi anbefaler, at I tager stilling til det på forhånd og skriver det ind i jeres it-politik, frem for at aktivere det i en presset situation.
Kommandoen ligger og venter. Så snart enheden får forbindelse, bliver den udført.
Ja, det er teknisk muligt, men vi anbefaler at man anvender sin private søgning via Find My iPhone (iOS/iPadOS) eller Find My Droid (Android), hvis man vil søge efter sin enhed.
En grundopsætning kan typisk være på plads inden for få dage. Det tunge er ikke teknikken — det er at blive enige om reglerne internt.