I har omkring 80 telefoner. Ingen ved præcis hvor mange, hvor gamle de er, eller hvem der har hvad. Det skal laves om — men hvor starter man?
Det er sjældent viljen, der mangler. Det er startpunktet. Opgaven ligner noget, der kræver et projekt, en projektleder og et halvt år, og derfor bliver den ikke lagt i kalenderen.
Den gør den ikke. Her er, hvordan de første 90 dage faktisk ser ud, og hvad I selv skal levere undervejs.
Dag 1–14: Vi finder ud af, hvad I har
Det starter med tre ting, I allerede har liggende: jeres seneste teleregning, en medarbejderliste, og hvad end I har af indkøbsbilag fra de sidste to år.
- Vi holder regningen op mod medarbejderlisten. Numre uden en medarbejder er den første post, der bliver synlig.
- Vi kortlægger enhederne. Model, alder, ejerskab, hvornår de er købt.
- I udpeger én person. Ikke en styregruppe. Én, der kan svare på spørgsmål og træffe små beslutninger.
Cirka to timer i denne fase. Ét møde og en håndfuld mails med bilag. Resten sker hos os.
Dag 15–30: I får tallene
Nu ved vi, hvad der findes. I får en opgørelse over jeres nuværende udgift, en over hvad den kunne være, og en liste over det, der bør skiftes inden for det næste år.
Her træffer I den egentlige beslutning. Ikke før — der er ingen grund til at binde sig til noget, før tallene ligger på bordet.
Dag 31–60: Vi rydder op og sætter op
- Ubrugte abonnementer lukkes. Det er typisk den første besparelse, der bliver synlig på en regning.
- Enheder registreres. Alt udstyr kommer ind i ét overblik med alder, ejer og udløbsdato.
- Central styring sættes op, hvis I skal have det. Se EMM og MDM.
- Bestillingsvejen aftales. Hvem må bestille hvad, og hvem godkender.
- Udstyr i skuffer samles ind og vurderes: brugbart, videresalg eller bortskaffelse.
Dag 61–90: Det begynder at køre af sig selv
Nye medarbejdere får udstyr, der er klargjort på forhånd. Udskiftninger er planlagt frem for akutte. Og når nogen ringer om en telefon, ringer de til os.
Det er her, det holder op med at være et projekt og bliver til drift. Fra det tidspunkt bruger I typisk ingen tid på det, ud over at godkende en bestilling nu og da.
De tre steder, det plejer at gå i stå
- Ingen har fået opgaven. Uden én navngiven person går kortlægningen i stå ved første travle uge.
- Man venter på det perfekte overblik. Listen behøver ikke være komplet for at komme i gang. Den bliver bedre undervejs.
- Skuffen bliver aldrig tømt. Gammelt udstyr har en restværdi, men kun mens det stadig er nyt nok. Ventetid koster her.
Hvornår er I for små til det?
Under 20 enheder, og med én person der har overblikket i hovedet: så er 90 dages omstilling spildt tid. Gem det til I vokser.
Ofte stillede spørgsmål
Nej. Udstyr skiftes, efterhånden som det er tid — typisk over 18 til 24 måneder. Det er selve pointen med planlagt udskiftning frem for akut.
Det er den næsten altid. Vi bygger overblikket ud fra teleregning og indkøbsbilag og udfylder resten undervejs. Manglende data er ikke en grund til at vente.
Ja. Kortlægningen og tallene er jeres, uanset om I går videre. Nogle vælger at rydde op selv bagefter, og det er et helt fair udfald.
Regn med to til fire timer i alt fordelt over de første 30 dage, plus en beslutning. Derefter er det drift.
Start med de to timer
Det første skridt er en kortlægning, ikke en kontrakt. Vi finder ud af, hvad I har, og hvad det koster jer i dag — og så beslutter I resten.